Termeni și condiții

1. Părțile și definițiile

Facturica este oferită de [denumirea operatorului], [CUI și numărul din registrul comerțului], cu sediul în [sediul social al operatorului]. Pentru contract și pentru protecția datelor, Operatorul poate fi contactat la [adresa de contact a operatorului].

În acești termeni, cuvintele de mai jos au următorul sens:

• „Operatorul” este [denumirea operatorului], societatea care oferă Facturica.
• „Clientul” este firma sau profesionistul (societate, PFA sau altă formă de organizare) care are un cont în Facturica.
• „Utilizatorul” este persoana care folosește un cont: proprietarul contului sau o persoană invitată de acesta.
• „Serviciul” este aplicația web Facturica, cu funcțiile descrise în secțiunea „Obiectul Serviciului”.
• „Termenii” sunt acești termeni.
• „Acordul” este Acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal. „Politica de confidențialitate” și „Politica de cookie-uri” sunt documentele cu aceste nume, puse la dispoziție de Operator.
• „GDPR” este Regulamentul (UE) 2016/679.

Termenii se aplică relației dintre Operator și Client. Utilizatorii folosesc Serviciul în numele Clientului și trebuie să respecte Termenii.

2. Obiectul Serviciului

Facturica este o aplicație web prin care Clientul emite și ține evidența documentelor sale comerciale. Serviciul cuprinde:

• facturi, proforme și avize de însoțire;
• încasări și plăți;
• cheltuieli și facturi de la furnizori;
• gestiune de stocuri: recepții, bonuri de consum, transferuri și inventar;
• documente recurente;
• rapoarte;
• exporturi pentru programe de contabilitate;
• generarea fișierului XML pentru e-Factura.

Transmiterea către ANAF se face numai cu autorizarea proprie a Clientului în Spațiul Privat Virtual (SPV). Detalii găsești în secțiunea „Integrări cu terți și cu ANAF”.

Serviciul este destinat profesioniștilor: societăți, PFA și alte forme de organizare. Nu este destinat consumatorilor. Clientul declară că îl folosește în scop profesional.

Serviciul nu este consultanță fiscală sau contabilă, iar Operatorul nu oferă astfel de consultanță.

3. Contul și Utilizatorii

Un cont are un proprietar. Proprietarul poate invita alți Utilizatori și le poate da unul dintre rolurile: manager, operator, contabil sau vizualizare. O invitație este valabilă 7 zile.

Autentificarea se face cu email și parolă. Autentificarea în doi pași, cu o aplicație de coduri, este opțională. Operatorul recomandă activarea ei.

La înregistrare se cere acceptarea Termenilor și a Acordului și luarea la cunoștință a Politicii de confidențialitate. Operatorul păstrează versiunea acceptată și data acceptării.

Persoana care creează contul declară că are dreptul să angajeze Clientul.

4. Obligațiile Clientului

Clientul se obligă:

• să introducă la înregistrare și în Serviciu date corecte, complete și actuale;
• să păstreze secretă parola și codurile de recuperare și să nu le dea altor persoane;
• să anunțe Operatorul la [adresa de contact a operatorului], de îndată ce află sau bănuiește că altcineva are acces la cont;
• să dea fiecărui Utilizator doar rolul de care are nevoie;
• să emită documente corecte și să respecte legislația fiscală și contabilă care i se aplică.

Clientul răspunde pentru tot ce fac în cont Utilizatorii invitați de proprietarul contului, ca și cum ar fi făcut Clientul însuși.

Clientul răspunde de corectitudinea datelor și a documentelor emise și de arhivarea lor legală. Documentele justificative au termen legal de păstrare de 5 ani, calculat de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar (art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991). Respectarea lui este obligația Clientului, nu a Operatorului.

5. Abonament, plată și facturare

Abonamentul se plătește cu cardul, prin Stripe. Planurile și prețurile sunt cele afișate în aplicație la data comenzii.

Operatorul nu vede și nu păstrează numărul cardului. Păstrează planul, starea și perioada abonamentului, identificatorii de client și de abonament primiți de la Stripe și evidența plăților: sumă, monedă, stare și identificatorul plății.

Pentru abonament, Operatorul emite facturi și le păstrează potrivit obligațiilor sale fiscale și contabile.

Reînnoirea, anularea și rambursarea abonamentului se fac astfel: [de completat de operator: reînnoirea, anularea și rambursarea abonamentului].

6. Folosirea permisă și interzisă

Clientul și Utilizatorii folosesc Serviciul numai pentru activitatea profesională a Clientului și cu respectarea legii.

Este interzis:

• să se emită sau să se înregistreze documente false sau fictive;
• să se folosească Serviciul pentru o activitate ilegală;
• să se încerce accesul la conturile sau la datele altor Clienți ori ocolirea separării datelor pe firmă;
• să se ocolească măsurile de securitate, inclusiv limitarea încercărilor de autentificare;
• să se introducă în Serviciu programe dăunătoare sau să se încerce blocarea ori încetinirea lui;
• să se dea acces la cont altor persoane decât prin invitație.

Dacă aceste reguli sunt încălcate, Operatorul poate lua măsurile din secțiunea „Suspendare și încetare”.

7. Datele Clientului

Datele introduse în Serviciu rămân ale Clientului: datele firmei, ale clienților și furnizorilor lui și documentele. Operatorul nu dobândește drepturi asupra lor. Le folosește numai pentru a furniza Serviciul, conform Acordului.

Proprietarul contului poate exporta oricând datele firmei într-un fișier, din Setări → Exportă datele firmei.

Ștergerea contului nu se poate face încă din aplicație. Ea se cere la [adresa de contact a operatorului], iar Operatorul răspunde în termenul din art. 12 alin. 3 GDPR, adică într-o lună. Înainte de ștergere, Clientul își exportă datele. După ștergere, datele nu pot fi recuperate.

Jurnalul de activitate al firmei arată cine a făcut ce, în ce rol, asupra cărui document. Nu poate fi modificat sau șters și se păstrează cât există firma în aplicație.

Aplicația Facturica și denumirea ei rămân ale Operatorului. Clientul poate folosi Serviciul cât timp are cont, dar nu are dreptul să îl copieze sau să îl transmită altor persoane.

8. Disponibilitatea Serviciului

Serviciul este oferit așa cum este disponibil la un moment dat. Operatorul nu garantează funcționarea neîntreruptă a Serviciului și nici lipsa erorilor.

Serviciul poate fi întrerupt pentru lucrări de întreținere sau din motive care nu depind de Operator, inclusiv defecțiuni ale furnizorilor de care depinde.

Clientul poate exporta oricând datele firmei. Operatorul recomandă exporturi periodice, pentru arhivarea proprie a Clientului.

9. Integrări cu terți și cu ANAF

Serviciul se leagă de servicii ale unor terți:

• Stripe, pentru plata abonamentului;
• ANAF, pentru căutarea unei firme după CUI și pentru e-Factura;
• VIES, serviciul Comisiei Europene, pentru verificarea unui cod de TVA;
• BNR, pentru cursurile valutare.

ANAF, VIES și BNR sunt apelate la cererea Clientului.

Transmiterea către ANAF prin e-Factura se face numai cu autorizarea proprie a Clientului în Spațiul Privat Virtual. Serviciul generează fișierul XML; Clientul răspunde pentru ce transmite.

Generarea fișierului XML și transmiterea lui nu garantează că ANAF îl acceptă.

Operatorul nu răspunde de indisponibilitatea, de erorile sau de modificările acestor servicii, nici de datele primite de la ele. Clientul verifică datele primite înainte de a le folosi în documente.

10. Limitarea răspunderii

În limitele permise de lege, Operatorul nu răspunde pentru:

• date sau documente greșite ori incomplete, introduse sau emise de Client sau de Utilizatorii lui;
• deciziile fiscale și contabile ale Clientului și consecințele lor;
• întreruperile Serviciului și indisponibilitatea serviciilor terților, descrise în secțiunea „Integrări cu terți și cu ANAF”;
• pierderea de profit și alte prejudicii indirecte;
• folosirea contului de către persoane cărora Clientul le-a dat acces sau pierderea secretului parolei de către Client.

Răspunderea totală a Operatorului față de Client este limitată la [de completat de operator: plafonul răspunderii].

Nicio clauză din Termeni nu limitează și nu exclude răspunderea care, potrivit legii, nu poate fi limitată sau exclusă.

11. Suspendare și încetare

Operatorul poate suspenda accesul la un cont dacă:

• Clientul încalcă grav Termenii sau folosește Serviciul într-un mod interzis;
• abonamentul nu este plătit;
• suspendarea este necesară pentru securitatea Serviciului sau a datelor altor Clienți.

Operatorul anunță Clientul despre suspendare și despre motiv, cu excepția cazului în care legea sau securitatea nu permit.

Preavizul pentru încetarea relației comerciale este de [de completat de operator: termenul de preaviz comercial].

Clientul poate cere ștergerea contului la [adresa de contact a operatorului]. Înainte de ștergere, își exportă datele, așa cum se arată în secțiunea „Datele Clientului”.

La încetare, Operatorul tratează datele Clientului conform Acordului. Operatorul poate păstra datele de care are nevoie pentru obligațiile sale fiscale și contabile privind facturile de abonament.

Prevederile care, prin natura lor, rămân în vigoare și după încetare, cum sunt cele privind răspunderea și protecția datelor, continuă să se aplice.

12. Modificarea Termenilor

Operatorul poate modifica Termenii. Versiunea nouă este publicată pe această pagină, cu data ei. Fiecare Utilizator vede în aplicație, după autentificare, un anunț cu documentele care au o versiune nouă și cu data ei, până când le acceptă.

Operatorul păstrează fiecare versiune acceptată și data acceptării ei.

Clientul care nu este de acord cu o versiune nouă poate înceta folosirea Serviciului și poate cere ștergerea contului.

13. Protecția datelor

Operatorul prelucrează date cu caracter personal în două roluri:

• pentru datele contului (de exemplu numele, emailul, sesiunile), Operatorul este operator de date; detaliile sunt în Politica de confidențialitate;
• pentru datele pe care Clientul le introduce despre firma lui și despre partenerii lui, Clientul este operator de date, iar Operatorul este persoană împuternicită; regulile sunt în Acord, pe care Clientul îl acceptă la înregistrare.

„Operator de date” este noțiunea din GDPR și nu trebuie confundată cu „Operatorul”, așa cum este definit în Termeni.

Clientul răspunde ca datele pe care le introduce să fie prelucrate legal, inclusiv să aibă un temei pentru prelucrare și să își informeze partenerii, acolo unde este cazul.

Cookie-urile sunt descrise în Politica de cookie-uri.

Dacă între Termeni și Acord există o neconcordanță privind datele personale introduse de Client, prevalează Acordul.

14. Legea aplicabilă și litigiile

Termenii sunt supuși legii române.

Părțile încearcă mai întâi să rezolve neînțelegerile pe cale amiabilă. Un litigiu care nu se rezolvă amiabil se soluționează de către [de completat de operator: instanța competentă].

15. Contact

Pentru întrebări despre Termeni, pentru ștergerea contului sau pentru cereri privind datele personale, scrie Operatorului:

• Denumire: [denumirea operatorului]
• Identificare: [CUI și numărul din registrul comerțului]
• Sediu: [sediul social al operatorului]
• Email: [adresa de contact a operatorului]